Zastosowanie, sposób wyznaczania i pracy na wskaźnikach KPI

KPI (ang. Key Performacne Indicators) to kluczowe wskaźniki efektywności, które są niezwykle pomocne podczas zarządzania firmą. KPI to zestaw różnego rodzaju mierników, dzięki którym można w sposób mierzalny sprawdzić jak funkcjonuje firma, jakie są obszary jej nieefektywności oraz ocenić jej postępy w czasie. Poniżej, w krótki sposób, zostanie przedstawiony sposób pracy na KPI wraz z przykładami.

Największy problem, jaki mogą sprawiać KPI, to umiejętność wybrania tych najbardziej istotnych dla organizacji miar. Nie sztuką jest bowiem wymyślenie 20-30 wskaźników, które nie dadzą nam faktycznego obrazu stanu firmy. Sztuką jest znalezienie 3-5 wskaźników, które najlepiej zobrazują faktyczny stan badanego zjawiska. KPI zostały wymyślone po to, by w jak najszybszy sposób uzyskać informacje zarządcze, a nie tworzyć mnóstwo wykresów i baz danych. Żadna firma nie zyska na tonie raportów i clashboardów. Organizacja zyskuje na krótkich, merytorycznych informacjach, które można w łatwy sposób znaleźć, weryfikować i szybko się do nich odnosić.

Jak wyznaczyć KPI?

Aby wyznaczyć wskaźniki KPI w pierwszej kolejności należy jasno postawić sobie cele, czasami razem z mikro-celami, które mają wspierać osiągnięcie celu nadrzędnego.

Przykładowo, jeśli chcemy zwiększyć sprzedaż na stronie www o 10%, naszymi mikro-celami mogą być:

•  zwiększenie liczby użytkowników na stronie o 5%,
•  poprawa konwersji o 1,5 p.p.,
•  zmniejszenie liczby „porzuconych koszyków” o 20%

Jeśli odpowiednio wyznaczymy cele, KPIs wyznaczą się praktycznie samoczynnie.

Jeśli dopiero zaczynamy naszą przygodę z opisywanymi wskaźnikami i nie możemy wesprzeć się danymi historycznymi warto jest oczywiście na początku wziąć pod uwagę kilka mierników więcej i śledzić ich zachowanie. Po jakimś czasie bez trudu powinniśmy wyłonić spośród tych 7-10 mierników najważniejszych 4-5.

Jak pracować na KPI?

Wskaźniki KPI są tworzone pod określone obszary, departamenty, projekty czy kampanie marketingowe. Przy pomocy tychże wskaźników można z powodzeniem rozliczać się ze współpracy z innymi przedsiębiorstwami. KPIs mogą być również pomocne wewnątrz organizacji, np. w premiowaniu pracowników.

Dla większych, bardziej złożonych zadań, zazwyczaj konieczne jest wyodrębnienie mniejszych obszarów, dla których wyznacza się wskaźniki KPI.

Przykładowo, skuteczne zarządzanie ofertą produktową można mierzyć z perspektywy obszaru:

•  finansowego (obrót, marże),
•  magazynowego (rotacja towarów, wielkość zapasów),
•  klienta (wielkość asortymentu, czas dostawy, liczba reklamacji)
•  konkurencji (różnice w cenach, wielkość rynku)

Niestety, KPIs nie są tak proste jakby się mogło wydawać. Teoria wygląda dosyć prosto, praktyka – niekoniecznie. Jeśli firma oferuje różne kategorie produktowe (cenowo: do 50 zł, do 1000 zł jak i do 15000 zł), jeśli działa w różnych obszarach geograficznych i korzysta z kilku kanałów sprzedaży, należy upraszczać sobie wyliczenia KPI i rozbijać je np. w podziale na lokalizację, kanał sprzedaży czy kategorię produktów. Jeśli tego nie zrobimy będziemy porównywać to, czego porównywać się nie da.

Warto dodać, że niektóre wskaźniki KPI należy wyliczać dziennie a niektóre w ujęciu miesięcznym czy nawet rocznym, gdyż tylko w ten sposób będzie można uchwycić rzeczywiście panujące trendy.