KPI

Czym są i do czego służą kluczowe wskaźniki efektywności?

Każdy przedsiębiorca, mając jakąś wizję rozwoju, musi postawić sobie określone cele i, co najważniejsze, musi nieustannie kontrolować stopień realizacji tychże zadań. Aby robić to w sposób przejrzysty i mierzalny, można posłużyć się tzw. KPIs, a więc kluczowymi wskaźnikami efektywności.

Użycie KPIs pozwala na nieustanne monitorowanie jakości funkcjonowania naszej firmy i szybkiego podejmowania odpowiednich działań. Co więcej, wykorzystanie KPIs pozwala również na ciągłe doskonalenie strategii firmy.

Wskaźniki efektywności

Wskaźniki efektywności są powszechnie stosowane w marketingu, gdzie przy ich pomocy bada się m.in. skuteczność kampanii reklamowych, częstotliwość odwiedzin stron internetowych czy efektywność działań w social mediach (rozumianą jako wyniki sprzedaży). W dużym skrócie, chcąc określić czym są KPIs (Key Performance Indicators), można powiedzieć, że są to wskaźniki, które informują przedsiębiorców w jakim stopniu postawione przez nich cele są realizowane.

KPIs pozwalają wyłonić najważniejsze informacje o firmie spośród wielu, często nieużytecznych, danych. Ponadto, wskaźniki efektywności pozwalają na opracowanie raportów z najbardziej zrozumiałymi, przydatnymi oraz najlepiej przyswajalnymi wynikami o strategicznym znaczeniu dla naszej firmy.

Opis działania KPI

Chcąc obrazowo opisać zastosowanie oraz istotność KPIs, można porównać je do badania kluczowych wskaźników przez lekarza – badanie: ciśnienia krwi, poziomu cholesterolu, rytmu serca czy wgląd w morfologię dają lekarzowi ogólną wiedzę o stanie zdrowia pacjenta, dzięki czemu możliwa jest, przynajmniej wstępna, diagnoza. Tak samo jest z KPIs – na podstawie kilku wskaźników, przedsiębiorca wie, co dolega jego firmie, co przynosi korzyści, które z działań będzie dla organizacji „najzdrowsze”, a także w jakim stopniu „pacjent” (przedsiębiorstwo) realizuje powierzone mu zadania.

Realizacja planów

Każdy przedsiębiorca, przy wyborze KPIs, powinien wiedzieć, że nie należy wybierać wszystkich możliwych wskaźników, gdyż prowadzi to do chaosu informacyjnego, który uniemożliwia wyciągniecie prawidłowych wniosków z funkcjonowania firmy. Z całej puli wskaźników optymalnie jest wyłonić 3-5, które w najlepszy sposób odzwierciedlą stopień realizacji strategicznych celów.

Oczywiście, nie ma czegoś takiego jak uniwersalne KPIs. Wskaźniki efektywności będą różniły się między firmami ze względu na różne branże, różnice w wielkości organizacji czy jej specyficzne cechy.

Aby otrzymać najbardziej miarodajne wyniki, należy odpowiednio zdefiniować wskaźnik, tzn. dobrać go do specyfiki danego przedsiębiorstwa, jego strategicznych celów oraz konkretnych potrzeb i wartości. Wskaźniki, które będą badane przez firmą muszą odnosić się do informacji kluczowej z punktu widzenia tego przedsiębiorstwa. Co więcej, muszą one zakładać cel możliwy do zrealizowania. Bardzo ważne jest, by określić również zakres czasowy dla danego KPI.

Monitorowanie KPIs ma w efekcie przynieść poprawę wyników firmy, jej ciągły rozwój i możliwość określenia i osiągnięcia celów operacyjnych i strategicznych. KPIs mają za zadanie pokazać mocne i słabe strony organizacji, wskazać na szanse i zagrożenia stojące przed firmą.